Buen trato al administrador
El propósito de este espacio es contribuir con herramientas que faciliten la convivencia pacífica entre residentes.
Esta redacción consultó al experto en resolución de conflictos, Jesús Humberto Lizarazo, sobre el gran trabajo que tiene en sus manos un administrador de edificio o conjunto. El profesional explicó que una señal clara de que se está haciendo un buen trabajo es que los residentes no se quieran ir del conjunto.
“Ser administrador es una gran oportunidad para personas con vocación, capacitados para el cumplimiento de una tarea que cada día es más exigente y especializada. Esta labor ha dejado de ser el simple requisito de hacer asambleas, para aprobar el presupuesto y ejecutarlo sin el sentido de hacer de la copropiedad un espacio ideal para la práctica de la democracia a pequeña escala”.
Por eso la invitación del profesional es a elegir personas idóneas para este cargo. “Si pertenece a consejos de administración o participa de las asambleas de copropietarios, y tiene la función de nombrar administradores, escoja personas con perfil adecuado y las capacidades para contribuir a la consolidación de condiciones de armonía para quienes conviven en la copropiedad”, enfatizó el experto.
A dirigir la orquesta
Explica el profesional Lizarazo que el administrador es una especie de director de orquesta que conversa con sus músicos, para que a través de sus instrumentos, se interprete la melodía escrita en la partitura. La partitura de la copropiedad es el plan de trabajo del conjunto y las normas y reglamento, y la melodía es el resultado medido esencialmente en la satisfacción que se siente de vivir en un lugar, donde el diálogo productivo permite que todos sientan felicidad de pertenecer a la copropiedad. Aquí, una guía simplificada para administrar que comparte el profesional Lizarazzo:
1. Construya la partitura. Es el plan de trabajo o de acción, el cual responde a los principales problemas a resolver, y al presupuesto y gestión de recursos para el cumplimiento de las metas del plan. Constrúyalo con la participación de los miembros de la copropiedad (residentes, trabajadores, copropietarios, entre otros). Identifique y priorice los problemas o necesidades a resolver, y construya el plan. No olvide los temas recurrentes y los especiales, los que requieren presupuesto y los que pueden ser objeto de gestión. Recuerde lo que debe hacer para administrar y proteger los activos de la copropiedad, para realizar el programa de mantenimiento, para impulsar la obligación de reciclar y proteger el ambiente, de manejar mascotas, de dar a conocer las normas y el reglamento, para cumplir con las obligaciones de ley frente a los trabajadores, entre otros temas. Actuar en el marco de la ley es proteger a la copropiedad de posteriores sanciones. Recuerde que ser ético paga.
2. Ejecute la partitura (plan) en el concierto del día a día. Ejecute con maestría e imaginación. Tenga el cronograma del año, del mes, de la semana, del día. Distribuya y coordine las acciones de los celadores, toderos, ayudantes, jardineros, de quienes hacen mantenimiento de bienes, las celebraciones, las actividades de cultura ciudadana y convivencia, es decir, ejecute lo planeado.
3. Revise los resultados con los músicos y asistentes al concierto. Realice reuniones de seguimiento y evaluación de la ejecución del plan con los consejos de administración, organismos de dirección y con residentes para ver el nivel de cumplimiento de las metas, y la calidad y satisfacción con los resultados. Recuerde que se hace seguimiento a lo planeado. Las reuniones de los consejos y administradores deben tener como guía el plan de acción o de trabajo de la copropiedad.
4. Comunique e informe el plan y los resultados. Es prioridad para democratizar la acción de la administración. Hace parte de un ejercicio de gobierno abierto, es decir, para todos los involucrados en la vida de la copropiedad. Trascienda lo común, la cartelera, la carta, el correo electrónico. Utilice la imaginación, brinde de manera adecuada y sintética la información, comparta datos de resultados, de logros. Utilice lo que tenga a su alcance. Defina horarios de atención y comuníquelos para que quien lo requiera sepa dónde, cuándo y cómo encontrarlo. Ponga reglas claras para que se respeten y precise la manera de encontrarlo en caso de emergencia. Cerciórese de que todos los residentes conocen el reglamento, el plan y los resultados. No se trata de cumplir con enviarlos, es necesario que se conozcan. Haga resúmenes sobre lo importante y comuníquelos con efectividad.
5. Construya nuevas partituras y eleve el nivel del nuevo concierto. Es un llamado a la innovación, a recurrir a nuevas formas para hacer asambleas, a convocar de manera atractiva a las distintas actividades planeadas y realizarlas de manera divertida, buscando mejores resultados y calidad. Finalmente, cuando evalúe haga nuevas partituras y eleve el nivel.
